Komplex ERP program bevezetése, meghonosítása egy digitálisan érett vállalat kultúrájában

Amikor egy ház terveit készítettjük egy építésszel, a rajzot magát az építész el tudja készíteni, hogy mi, hol és milyen funkcióval legyen ellátva a házban, azon belüli konkrét elképzelést azonban már megbízóként a mi dolgunk kitalálni.

Egy ERP bevezetés programja hasonló egy ház építéséhez. Kell, hogy legyen egy elképzelésünk, egy motivációnk, amit el akarunk érni.

Cikksorozatunk első részében célokról is beszéltünk, itt ehelyett az első javaslatunk ezt csak ismétlendő, legyen egy cél, amit el akarunk érni. Ilyen cél lehet például valamelyik a következők közül:

• A vevőkiszolgálás sebességének mérése és csökkentése. Milyen gyorsan képes a vállalat egy beérkező, véletlen vevői rendelést vagy igényt jellemzően kiszolgálni.

• A vezetőség számára készülő kimutatások adott pénzügyi időszakról 3-4 héten keresztül készülnek, ezt szeretnénk gyorsítani.

• A készletek nyilvántartása bizonytalan, a készletek értékének kiszámítása a pénzügyi jelentések részeként, csak havi záráskor derül ki. Melyik terméknek mi a fogyása, milyen gyorsan kapunk a beszállítóktól utánpótlást.

Ha célunk keresése közben azonosítottuk, hogy mik a fájdalompontok vagy fejlesztendő területek a vállalat életében, akkor félúton vagyunk a feladatunk megoldásához. Válasszuk ki vezetőként és tulajdonosként ezek közül a legfontosabbat, a legfájóbbat, a leg előremutatóbbat, és tudjuk meg azok okát. Ismerjük és értsük meg, hogy melyik jelenség mire vezethető vissza. Ez a megismerési folyamat vezet el a program céljának meghatározásához.

Céljaink ismeretében tovább tudunk lépni egy külső tanácsadó partner segítségével a megoldás irányának keresésében. A Microsoft Dynamics 365 platform egyrészt klasszikus ERP és CRM (Dynamics 365 Finance and Operation, Customer engagement) megoldásokat, másrészt kisebb, egyedi alkalmazások készítéséhez keretrendszert (low-code, no-code alkalmazások Power Apps-ben) vagy jelentéskészítő rendszert (Excel és a Power BI riporting platform) is biztosít.

Példáinknál maradva, különböző szimptómákra különböző megoldásokat lehet megcélozni:

• Egy rendszeres pénzügyi beszámoló készítésének sebessége jellemzően a források bizonytalanságából, valamint azok lassú elérésére vezethetők vissza. Egy ilyen eset jellemzően riportkészítő rendszerek, minimegoldások elkészítésével orvosolható.

• Vevői kiszolgálás mérése jellemzően egy CRM rendszerben kezelhető, annak gyorsításában képes egy ilyen rendszer segítséget nyújtani.

• Készletkezelés, tervezés, mérés feladatai a legmélyebb és legösszetettebb folyamatok, a teljes vállalati értéklánc minden főbb elemét érintők. Ilyen esetben egy ERP rendszer bevezetése, és ezzel együtt a teljes értéklánc új alapokra helyezése lehet a helyes irány.

Mindezek után célunk és megoldás irányunk adott, akkor matematikai hasonlattal élve, már csak "be kell helyettesítenünk", lépéseink a következők legyenek:

• Szedjük össze követelményeinket

• Hozzunk létre egy kiírást, egy pályázatot a megoldás megvalósítására

• Keressünk szoftver szállítót és tanácsadókat, akiknek elküldjük értékelésre és ajánlattételre

• Értékeljük a kapott ajánlatokat, kérjünk bemutatót a megoldás koncepcióról, a projektről, amit a pályázok elképzelnek

• Határozzunk meg mind a bevezetésre, mind az azt követő 2-3 évre nézve egy büdzsét. Ugyan erre az időszakra kérjünk ajánlatot is a pályázóktól

• Válasszunk pályázót és kezdhetjük is a projektet

Egyszerűnek hangzik leírva, azonban a valós feladatokat elkezdve, kibontva egy igen hosszú és fáradtságos munka bontakozhat ki az óvatlan szemlélő előtt. Ebben a munkában tudnak kollégáink a Qualysoftnál sokéves tapasztalatuknak köszönhetően egy vállalat segítségére lenni.

Tudásunkat és tapasztalatinkat felhasználva, szeretnénk ehelyett a főbb kulcsmomentumokat részletesebben is megvilágítani, néhány apróbb műhelytitkot megosztani:

• A cél és megoldás irány ismeretében gyűjtsük össze az érintett vállalati területeket egy munkacsoportba és határozzuk meg az ő területeiken zajló eseményeket, munkafolyamatokat. Képzeljük el mit kéne máshogy csinálni, mi lenne az elvárt folyamat a célunk elérése érdekében.

• Tanácsadóink segítségével rendszerezzük ezeket, szervezzük területekbe, ha lehet rajzoljuk is le, hogy miként zajlanak az események, mi mi után történik. Az így szerkesztett és rendszerezett anyagot tekinthetjük a követelményeink és üzleti folyamataink alapjának. Képzelt megoldásunkkal ezeket akarjuk támogatni.

• Képzeljük el a rendszer egyéb működését, működtetését, hátterét. Minden informatikai megoldást ugyanúgy, ahogy egy gépet, működtetni kell. Olajozni, üzemanyagot biztosítani neki, rendszeresen ellenőrizni, karbantartani kell. Ezzel együtt követelményeink a rendszer kiszolgálását biztosító infrastruktúra és kapcsolódó szolgáltatásokból is fog állni.

• Egy kiírás készítésénél pénzügyi, finanszírozási szempontokat is figyelembe kell vennünk. Fontos, hogy milyen ütemben kell a kivitelezőnek fizetni, vállalatunk milyen ütemben, milyen mértékű anyagi terhet tud vállalni. Fix használatú licenszet vásárolunk, vagy igény szerinti szolgáltatásként fogyasztjuk azokat.

• Egy ilyen program esetében a kiírásunkra visszakapható ajánlatok sokfélesége, terjedelme, megfogalmazása és még tartalma is eltérhet, ad-abszurdum, ugyan arra a platformra több szállító is mondhat mást és mást. A pályázóktól előre meghatározott formában és fix tartalommal kérjünk ajánlati információkat. Így képesek leszünk ismereteink birtokában megítélni és megmérni, hogy célunk elérése érdekében a képzelt megoldásunk irányába mutatóan melyik ajánlattevő mennyire adott "jó" ajánlatot.

• Kérjünk referenciákat, demót, tegyünk fel kérdéseket és adjunk teret a kérdezőknek. Megismerni és megismertetni, ezek egyaránt fontos részei egy ilyen pályázatnak.